| График документооборота первичных учётных документов |
| № п/п | № формы | Наименование | Количество экземпляров | Периодичность заполнения | Сроки архивного хранения | Справочно |
|
| 1 | КС - 2 | Акт о приёмке выполненных работ | 2 | по мере выполнения работ | 5 лет | Применяется для приемки выполненных подрядных строительно-монтажных работ производственного, жилищного, гражданского и другого назначения, когда подрядчик (субподрядчик) выполнил СМР и заказчик (генподрядчик) не имеет к ним претензий.Акт составляется на основании данных Журнала учета выполненных работ (форма N КС-6а) в необходимом количестве экземпляров. Акт подписывается уполномоченными представителями сторон, имеющих право подписи (производителя работ и заказчика (генподрядчика)). На основании данных Акта о приемке выполненных работ заполняется Справка о стоимости выполненных работ и затрат (форма N КС-3). На практике форма N КС-2 применяется не только как документ, подтверждающий факт приемки работ заказчиком. Эта форма может применяться как расшифровка объемов выполненных подрядчиком работ в целях определения стоимости работ, выполненных в данном отчетном периоде. Тогда по ней будут производиться расчеты с подрядчиком в соответствии с договором. |
| 2 | КС - 3 | Справка о стоимости выполненных работ и затрат | В двух экземплярах. В адрес финансирующего банка и инвестора Справка представляется только по их требованию. | по мере необходимости | 5 лет | Заполняется на основании формы КС-2.Заполняя Справку по форме N КС-3, подрядчик переносит в нее итоговые данные из формы N КС-2. Эта Справка применяется для расчетов с заказчиком за выполненные работы. Выполненные работы и затраты в Справке отражаются исходя из договорной стоимости. По строке "Итого" отражается итоговая сумма работ и затрат без учета НДС. Отдельной строкой указывается сумма НДС. По строке "Всего" указывается стоимость выполненных работ и затрат с учетом НДС. Данные для счета-фактуры берутся из справки о стоимости выполненных работ (форма КС-3) |
В договоре надо определить, каким документом будет оформлена фактическая приемка результатов работ заказчиком, например актом по форме N КС-11. При таких условиях акт по форме N КС-2 не будет документом, на основании которого бухгалтер подрядной организации обязан отразить в бухгалтерском учете выручку от реализации выполненных работ. Наличие только Справки по форме N КС-3 еще не означает, что состоялась приемка работ заказчиком и что выручка должна быть отражена в учете. Наличие Справки по форме N КС-3 вовсе не предполагает и безусловного расчета заказчика с подрядчиком на основании подписанной Справки, если это не предусмотрено условиями договора.
Если договором не предусмотрен помесячный расчет заказчика с подрядчиком, то подписанная сторонами Справка за календарный месяц на выполненный в этом месяце объем работ не является основанием для требования к заказчику оплатить их стоимость. В этом случае ежемесячно подписываемая Справка будет просто накопительным документом, который предъявляется к оплате заказчику за расчетный период, определенный в договоре.
Заполненные согласно установленному порядку формы N N КС-2 и КС-3 будут основанием для отражения в бухгалтерском учете подрядчика доходов от реализации выполненных строительных работ только в том случае, когда в договоре строительного подряда записано, что эти документы подтверждают факт приемки заказчиком объемов выполненных подрядчиком строительно-монтажных работ. |
| 3 | КС-11 | Акт приемки законченного строительством объекта | 2 | по мере выполнения работ | | Применяется как документ приемки законченного строительством объекта, если договором предусмотрена сдача работ по мере выполнения всего объема работ. Акт приемки является основанием для окончательной оплаты всех выполненных исполнителем работ в соответствии с договором (контрактом).
Этот акт составляется в необходимом количестве экземпляров и подписывается представителями исполнителя работ (генерального подрядчика) и заказчика или другим лицом, на это уполномоченным инвестором, соответственно для исполнителя работ (генерального подрядчика) и заказчика.В отличие от форм № КС-2 и № КС-3, форма № КС-11 дает право на ввод в эксплуатацию построенного объекта. |
| 4 | КС-14 | Акт приемки законченного строительством объекта приемочной комиссией | 2 | по мере выполнения работ | | Проверку и приемку построенного объекта делает заказчик. В помощь он может взять авторов проекта, специализированные фирмы, страховые общества и других юридических или физических лиц. Также в состав приемочной комиссии могут входить и органы государственного надзора (пожарного, экологического, санитарно-эпидемиологического, архитектурно-строительного) и т. д |
| 5 | КС - 6а | Журнал учёта выполненных работ | 1 (по каждому объекту) | по мере выпол. работ ежедневно | 5 лет | Журнал учета выполненных работ (форма N КС-6а) - это основной первичный документ, в котором отражаются последовательность, сроки выполнения и условия производства СМР. В Журнале учета выполненных работ (форма N КС-6а) все работы распределены по месяцам и приводится общая сумма по каждому виду работ за год, а также общая стоимость работ за год. Учет выполненных работ ведется подрядчиком в накопительном порядке с самого начала строительства до полного завершения обязательств подрядчика по данному объекту строительства. При этом заказчик не только принимает выполненные работы, но и может контролировать процесс исполнения заказа. Применяется этот журнал для учета выполненных работ и является накопительным документом, на основании которого составляются Акт приемки выполненных работ по форме N КС-2 и Справка о стоимости выполненных работ и затрат по форме N КС-3. |
| 6 | КС - 6 | Общий журнал выполненных работ | 1 (по каждому объекту) | | | Общий журнал N КС-6 ведется в течение всего срока выполнения работ. Титульный лист Общего журнала выполненных работ заполняется до начала строительства генеральной подрядной строительной организацией с участием проектной организации и заказчика. При сдаче законченного строительством объекта в эксплуатацию Общий журнал выполненных работ предъявляется рабочей комиссии и после приемки объекта передается на постоянное хранение заказчику или эксплуатационной организации.
Общий журнал выполненных работ должен быть пронумерован, прошнурован, подписан руководителем и главным бухгалтером, а также скреплен печатью организации. |
| 7 | КС - 8 | Акт о сдаче в эксплуатацию временного (нетитульного) сооружения | 3 | по мере необходимости | 5 лет | Акт составляется исполнителем строительно - монтажных работ в 3-х экземплярах, первый экземпляр остается у лица, сдавшего объект на хранение, второй экземпляр передается лицу, принявшему объект на ответственное хранение, третий - передается в бухгалтерию. Материалы, подлежащие возврату, указываются в таблице акта. Против каждого вида материала показывается количество и процент годности материалов, предполагаемых к возврату после разборки данного объекта. Данные о предполагаемом возврате материалов применяются в дальнейшем для контроля за возвратом материалов при разборке временных (нетитульных) сооружений. |
| 8 | КС - 9 | Акт о разборке временных (нетитульных) сооружений | 3 | по мере необходимости | 5 лет | Акт составляется комиссией, специально назначенной приказом (распоряжением) руководителя строительной организации или уполномоченного лица. Акт составляется в необходимом количестве экземпляров, один из которых передается в бухгалтерию, другой - лицу, принявшему объект на ответственное хранение. В акте отмечается количество и процент годности фактически полученных от разборки временных сооружений материалов, а также предполагаемый возврат материалов при возведении данного сооружения, который указывается на основании данных граф 5, 6 Акта о сдаче в эксплуатацию временных (нетитульных) сооружений (форма N КС-8). В случае расхождений в количестве полученных от разборки материалов с количеством предполагаемого возврата лицо, ответственное за возврат, объясняет причину расхождения. Фактически полученные от разборки материалы передаются материально ответственному лицу, и в акте проставляется его подпись. |
| 9 | КС - 10 | Акт об оценке подлежащих сносу (переносу) зданий, строений, сооружений и насаждений | Акт составляется в необходимом количестве экземпляров. | по мере необходимости сноса | 5 лет | Акт составляется комиссией, в состав которой должны входить собственник (владелец) здания, строения, сооружения, насаждения, подлежащего сносу, или его представитель, представитель заказчика (застройщика) вновь строящегося объекта, представитель бюро технической инвентаризации. В случае необходимости в состав комиссии могут входить представители других заинтересованных организаций. |
| 10 | КС - 17 | Акт о приостановлении строительства | Акт составляется в необходимом количестве экземпляров. | по мере необходимости при приостановлении стр-ва | 5 лет | Акт составляется в необходимом количестве экземпляров по каждой стройке с указанием раздельно приостановленных строительством работ. Один экземпляр передается подрядчику, второй - заказчику (застройщику). Третий представляется только по требованию инвестора. |
| 11 | КС - 18 | Акт о приостановлении проектно - изыскательских работ по неосуществлённому строительству | Акт составляется в необходимом количестве экземпляров. | по мере необходимости при приостановлении проектно - изыскательских работ | 5 лет | Акт составляется заказчиком в необходимом количестве экземпляров, из которых один остается в бухгалтерии заказчика, два экземпляра направляются проектной организации, четвертый экземпляр представляется только по требованию инвестора. |
31 Июль 2010
МАТЕРИАЛЫ ПО ТЕМЕ
